Защита данных в Microsoft Exel

Защита файла

Чтобы защитить файл паролем, нужно открыть меню «Файл» -> «Защитить книгу» -> «Зашифровать паролем» и ввести пароль в открывшемся окне.

Впоследствии пароль будет запрашиваться каждый раз при открытии файла.

Другой вариант защиты файла: «Файл» -> «Сохранить как» -> «Обзор» (для Excel 2013), затем перейдите в «Инструменты» -> «Общие параметры». В открывшемся окне вы можете указать не только пароль для открытия, но и отдельный пароль для редактирования файла.

Теперь после ввода пароля для открытия у вас есть выбор. Вы можете ввести дополнительный пароль, чтобы отредактировать файл или открыть файл только для чтения.

Защита структуры книги

Как уже было сказано, Excel позволяет защитить не только файл целиком, но и отдельные части документа. Например, вы можете защитить структуру книги, перейдя на вкладку «Рецензирование», выбрав на ленте элемент «Защитить книгу» и введя пароль.

После этого производить какие-либо действия с листами (удалять, перемещать, переименовывать и т.д.) станет невозможно. Кроме того, вы не сможете редактировать заблокированные области, сворачивать строки / столбцы с помощью группировки и другие изменения в структуре книги. Чтобы восстановить возможность изменения, нужно еще раз нажать «Защитить книгу» и ввести пароль для отмены.

Защита листа

Защита листа позволяет предотвратить изменение содержимого ячеек на определенном листе. Для этого перейдите на вкладку «Обзор» и выберите «Защитить лист». В открывшемся окне установите пароль, а также выберите действия, которые можно выполнять с ячейками без снятия защиты.

Теперь при попытке отредактировать содержимое защищенной ячейки будет выдано предупреждение и предложено снять защиту с листа.

Невозможно защитить весь лист, исключив отдельные ячейки. Чтобы отключить его, выберите ячейки, которые не должны быть защищены, щелкните их правой кнопкой мыши и выберите пункт «Форматировать ячейки». Затем перейдите на вкладку «Безопасность» и снимите флажок «Защищенная ячейка». Невыделенные ячейки будут доступны для редактирования независимо от защиты листа.

Как скрыть формулу в ячейке Excel

Часто бывает, что самое ценное на листе — это формулы, которые могут быть довольно сложными. В этом примере предотвращается случайное удаление, изменение или копирование формул. Но их можно посмотреть. Если вы перейдете в ячейку B7, в строке формул мы увидим: «СУММ (B2: B6)» .

Теперь попробуем защитить формулу не только от удаления и изменения, но и от просмотра. Есть два способа решить эту проблему:

1. Запретить выделение ячеек на листе.
2. Включите скрытие содержимого ячейки.

Посмотрим, как реализовать второй способ:

1. Если лист защищен, снимите защиту, выбрав инструмент: «Обзор» — «Снять защиту с листа».
2. Перейдите в ячейку B7 и снова вызовите окно «Формат ячеек» (CTRL + 1). На вкладке «Защита» выберите опцию «Скрыть формулы».
3. Включите защиту с теми же параметрами, что и в окне «Защита листа» в предыдущем примере.

Теперь перейдите в ячейку B7 и убедитесь, что в строке формул ничего не отображается. Также результат расчета формулы.

Примечание. Вкладка «Безопасность» доступна только для незащищенного листа.

Включение защиты листа

Защита рабочего листа — это двухэтапный процесс: сначала вам нужно разблокировать ячейки, которые нужно изменить пользователям, а затем защитить рабочий лист паролем или без него.

Шаг 1. Разблокировка всех ячеек, которые необходимо изменять

1. В файле Excel щелкните вкладку листа, который нужно защитить.

2. Выделите ячейки, которые должны изменить другие пользователи.

   Совет: Чтобы выбрать несколько несмежных ячеек, удерживайте клавишу CTRL и щелкните левой кнопкой мыши.

3. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте листа и выберите «Форматировать ячейки» (или нажмите Ctrl + 1 или Command1 на Mac), затем щелкните вкладку «Защита» и снимите флажок «Защищенная ячейка.

   

Шаг 2. Защита листа

Решите, какие действия пользователи должны выполнять на листе (например, вставлять и удалять столбцы или строки, редактировать объекты, сортировать или использовать автофильтр). В качестве альтернативы вы также можете указать пароль для блокировки листа. Пароль не позволит другим пользователям снять защиту с листа: вам нужно будет ввести его, чтобы отключить.

Ниже приведены инструкции по защите листа.

1. На вкладке «Обзор» нажмите кнопку «Защитить лист.

   

2. В списке Разрешить всем пользователям этого листа установите флажки для элементов, которые вы хотите, чтобы пользователи изменили.

   

   Параметр

   Возможность

   выделение запертых ячеек	Наведите указатель мыши на ячейки с установленным флажком «Защищенная ячейка» на вкладке «Защита» в диалоговом окне «Формат ячеек». По умолчанию пользователи могут выделять защищенные ячейки.
   выделение разблокированных ячеек	Наведите указатель мыши на ячейки, для которых снят флажок Защищенная ячейка на вкладке «Защита» в диалоговом окне «Формат ячеек». По умолчанию пользователи могут выбирать незащищенные ячейки и перемещаться между незащищенными ячейками на защищенном листе с помощью клавиши TAB.
   форматирование ячеек	Измените параметры в диалоговых окнах «Формат ячеек» или «Условное форматирование». Если условное форматирование было применено до того, как лист был защищен, форматирование изменится, когда вы введете значение, удовлетворяющее указанному условию.
   форматирование столбца	Используйте любую команду форматирования столбца, включая изменение ширины столбца или просмотр столбцов (вкладка «Главная», группа «Ячейки», кнопка «Формат).
   форматирование строки	Используйте любую команду форматирования строки, включая изменение высоты строки или скрытие строк (вкладка «Главная», группа «Ячейки», кнопка «Формат).
   вставить столбцы	Вставка столбца.
   вставка строк	Вставьте строки.
   вставить гиперссылки	Вставляйте новые гиперссылки (даже в незаблокированные ячейки).
   удалить столбцы	Удаление столбцов. Примечание. Если параметр «Удалить столбцы» защищен, а «Вставить столбцы» не защищен, пользователь может вставлять столбцы, но не удалять их.
   удалить строки	Удаление строк. Примечание. Если функция «Удалить строки» защищена, а «Вставка строк» ​​не защищена, пользователь может вставлять строки, но не может их удалять.
   сортировка	Использование команд для сортировки данных (вкладка «Данные», группа «Сортировка и фильтрация). Примечание. Пользователи не смогут сортировать диапазоны, содержащие заблокированные ячейки на защищенном листе, независимо от этого параметра.
   с использованием автоматического фильтра	Используйте стрелки раскрывающегося списка, чтобы изменить фильтр в диапазонах, если применяются автоматические фильтры. Примечание. Пользователи не смогут применять или удалять автоматические фильтры на защищенном листе независимо от этого параметра.
   с помощью отчетов сводной таблицы	Форматирование, изменение макета, обновление данных или другое изменение отчетов сводной таблицы и создание отчетов.
   изменить объекты	Сделайте следующее: Внесите изменения в графику, включая карты, встроенные диаграммы, фигуры, текстовые поля и элементы управления, которые не были разблокированы до того, как лист был защищен. Например, если на листе есть кнопка, запускающая макрос, вы можете щелкнуть ее, чтобы запустить макрос, но не можете удалить ее. Внесите любые изменения (например, форматирование) в онлайн-диаграмму. Диаграмма будет продолжать обновляться по мере изменения исходных данных. Добавляйте и редактируйте заметки.
   изменить сценарий	Просматривайте скрытые сценарии, редактируйте сценарии, которые нельзя редактировать, и удаляйте их. Пользователи могут изменять значения в редактируемых ячейках, если ячейки не защищены, и добавлять новые сценарии.

3. При желании вы можете ввести пароль в поле «Пароль», чтобы отключить защиту листа, и нажмите «ОК». В диалоговом окне «Подтверждение пароля» повторно введите пароль и нажмите «ОК.

   Важный:

   • Используйте надежные пароли, состоящие из прописных и строчных букв, цифр и символов. Слабые пароли не используют комбинации этих элементов. Пароль должен состоять не менее чем из 8 символов. Лучше использовать 14 или более символов в качестве ключевой фразы.

   • очень важно запомнить пароль. Если вы забудете свой пароль, Microsoft не сможет его восстановить.

Как скрыть формулу заблокированной ячейки

В верхней строке всегда отображается формула, даже если в ячейке отображается результат. А если ячейка заблокирована, возможно, вам придется скрыть ее из поля зрения. Особенно, если формула сложная и секретная. Для выполнения этой задачи необходимо установить флажок рядом с меню «Скрыть формулы» на вкладке «Безопасность» окна «Формат ячеек».

После нажатия кнопки «Защитить лист» формула будет автоматически скрыта от просмотра.

Есть еще один способ: просто запретить пользователю выбирать ячейки. Для этого вам нужно защитить лист одним способом через меню «Обзор». В настройках в окне ввода пароля снимите флажок рядом с опцией «Выбрать заблокированные ячейки». Далее подтверждаем свои действия и снова вводим пароль.

После этого человек даже не сможет выбрать ячейку, что автоматически защищает его от просмотра формулы.

Метод второй, блокировка через рецензирование

Также существует метод помещения блока в нужные ячейки программы Excel. Оба метода очень похожи, единственная разница заключается в разных меню, в которых мы заблокируем документ.

• Делаем так же, как в пунктах 1 — 3, т.е снимаем и ставим галочку над «Защищенной ячейкой».
• Теперь перейдем в верхнее меню «Обзор». В центре этого меню мы видим команду «Защитить лист». Нажимаем на эту кнопку.
• Затем мы снова видим окно «Защита листа», как в верхнем методе. Также делаем то же, что и раньше, по аналогии.

Как снять защиту ячеек Эксель от редактирования содержимого

Если вы попытаетесь тривиально отредактировать ячейку, сразу же появится диалоговое окно с предупреждением о том, что лист защищен. Что можно сделать, чтобы снять блокировку содержимого ячейки или всего листа?

1. Найдите вкладку «Обзор» в строке меню вверху экрана. Там вы найдете интересующую нас кнопку.
2. После внесения изменений вам необходимо проверить, изменив содержимое разных ячеек этой книги, которые находятся на разных листах. Например, вы можете попробовать переименовать лист в тестовый. Если щелкнуть имя правой кнопкой мыши, появится контекстное меню, но все возможные параметры будут выделены серым цветом, и вы не сможете щелкнуть по нему. Это указывает на то, что они не активны.

Для снятия защиты в этом случае нужно выполнить те же действия, только в обратном порядке. Система предложит окно для ввода пароля, который был назначен в первом абзаце.

Как определить, защищен ли лист?

Если лист защищен, команда «Защитить лист» на ленте изменится на «Снять защиту с листа». Вы можете найти команду «Снять защиту с листа» на вкладке «Обзор» в группе «Изменения.

Метод первый, блокировка через меню файл

1. Выберите всю страницу, щелкнув верхний левый край нашей таблицы над координатами 1-1, затем щелкните правой кнопкой мыши на том же крае таблицы. У нас есть выпадающее меню, в нем ищем пункт «Форматировать ячейки…»;
2. Для нас открывается новое окно. Выбираем меню «Защита». Итак, нам нужно снять флажок рядом с командой «Защищенная ячейка». Щелкните ОК;
3. Выделите строки ячеек, которые нам нужно заморозить (или весь лист). Затем щелкните выделенную область правой кнопкой мыши, в выпадающем меню снова выберите «Форматировать ячейки»;
4. Опять же, у нас есть знакомое окно, в котором в меню «Защита» мы теперь должны установить флажок «Защищенная ячейка». Но после этих действий выбранные ячейки по-прежнему не защищены. Чтобы сделать их защищенными, нам нужно включить «Защиту листа». Что интересно, будут заблокированы только те ячейки, которые мы выбрали вначале. Все остальные оставались редактируемыми;
5. Итак, вернемся к файлу. В меню «Информация» в левом столбце. В открывшемся окне выберите «Защитить книгу». Итак, в выпадающем меню нам понадобится пункт «Защитить текущий лист»;
6. Итак, мы открыли функцию «Защита листа». В новом окне установите флажок рядом с командой «Защитить лист и содержимое…». При необходимости есть возможность дальнейших засоров и ряда других действий. В этом случае я советую вам внимательно прочитать все команды в окне ниже и поставить галочку над тем, что вам нужно. Но сейчас нам все равно. Обратите внимание на строку «Отключить пароль…». Введите любой пароль в это поле. Если документ важен, подбираем более сложный пароль (записываем на отдельном листе). Нам просто нужно ввести простой пароль. После ввода пароля нажмите ОК.
7. У нас снова появляется окно, в котором нас просят повторно ввести тот же пароль. Думаю, вы понимаете, что повторение пароля необходимо для проверки того, как вы помните первый. Если вы уже забыли пароль, который вы ввели ранее, вы не сможете его повторить. Следовательно, вы не можете навсегда удержать этот документ, над которым вы так старались. Но мы запоминаем пароль, вводим его еще раз и нажимаем ОК.
8. После этого те ячейки (или листы), которые мы заблокировали, никто не может изменить, и теперь наш документ защищен от нежелательных изменений. По крайней мере, мета — это та его часть, которую мы заблокировали.