Табель учета рабочего времени в 1С 8

Порядок учета рабочего времени

Обязанность вести учет рабочего времени каждого сотрудника установлена ​​ст. 91 ТК РФ. При отсутствии учета контролирующие органы могут привлечь работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства в виде предупреждения или штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 1000 до 5000 руб. — для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей с работниками;
• от 30 000 до 50 000 руб. — для организаций.

Табель учета рабочего времени среди обязательных документов, используемых организацией, отсутствует. Время работы сотрудников может быть учтено другим документом, разработанным вами самостоятельно и утвержденным учетной политикой.

Однако в привычках делового документооборота именно табель времени прочно укоренился с момента появления унифицированных форм Т-12
Excel и Т-13
Excel, разработанных Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) были обязательными к применению. Сегодня эти формы используются работодателями повсеместно с небольшими изменениями. Они удобны и информативны.

Табель учета рабочего времени в 1С — это основной документ, по которому бухгалтер рассчитывает заработную плату, отпуск, командировочные для сотрудников. Это таблица, в которой отмечены все явки и отсутствия сотрудников в течение месяца, количество отработанных часов в день, причины отсутствия на рабочем месте.

Табель учета рабочего времени заполняется сотрудником, уполномоченным руководителем, или сотрудником, в должностные обязанности которого входит ведение расписания. Чаще всего это руководители отделов, которые осведомлены о планах и обязанностях своих подчиненных или сотрудников, специально назначенных на должность хронометриста.

Бухгалтер, как правило, не составляет табель, а в конце месяца получает готовую информацию и на ее основе формирует расчетную ведомость. Расписания хранятся в отдельных папках и могут храниться в бухгалтерии вместе с документами о заработной плате. Общий срок табелей учета рабочего времени составляет 5 лет, для работников с вредными и тяжелыми условиями труда — 75 лет (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).

Графики работы

После составления производственного календаря в 1С ЗУП необходимо составить и составить графики работы сотрудников. Для этого зайдите в меню «Настройки» и выберите пункт «График работы сотрудников».

Программа может быть скомпилирована автоматически, при необходимости модифицируя ее.

Рабочие часы могут быть установлены для сотрудников с такими документами, как «Наем» и «Перевод персонала».

В ZUP возможно массовое изменение рабочего времени сотрудников.

В таких ситуациях, когда на определенный период времени изменились условия рабочего времени сотрудника (например, сокращенный рабочий день), для них указываются индивидуальные графики. Персонализация индивидуальных графиков находится в меню «Зарплата». Если у сотрудника на определенный период индивидуальный график, то в графике не будет учитываться основной.

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С ЗУП

Лист посещаемости в 1С ЗУП 8.3 находится в разделе «Заработная плата», в разделе «Таблицы». В расписании используются обозначения из каталога «Типы использования рабочего времени». Если необходимо указать несколько типов времени, каждый из них указывается в отдельной строке.

Табель учета рабочего времени можно заполнять автоматически, при необходимости корректируя данные. Некоторые компании используют ACS (системы контроля и управления доступом). Дело в том, что все входы и выходы регистрируются с помощью электронной системы входа. Эти данные могут быть загружены в табель учета рабочего времени, что избавляет от необходимости вести его вручную.

Чтобы иметь возможность изменять данные в расписании, относящиеся к рабочему плану, в настройках программы необходимо снять флажок «Проверять соответствие фактического времени плановому». В противном случае, если в расписании указано рабочее время, например, в свободный день в соответствии с графиком работы, документ не будет разнесен.

Не рекомендуется работать с расписанием, если все сотрудники работают по пятидневному графику. В такой ситуации желательно использовать только документы, отражающие неявку (праздники, больничный и т.д.).

Следует помнить, что при сохранении как расписаний, так и аналитических документов, расписание будет иметь наивысший приоритет при получении отработанных часов для расчета заработной платы.

Формирование табеля

Чтобы составить отчет, нажмите кнопку «Создать.

Отобразится информация о рабочем времени сотрудника.

Анализируем, какая информация и на каком основании отображается в отчете.

Для сотрудников, определенных в настройках, отображаются записи о посещаемости и прогулах за указанный период.

Рабочие и выходные дни заполняются согласно производственному календарю с 5-дневной 40-часовой рабочей неделей, который по умолчанию включен в график. Он находится в разделе Справочник — Производственные календари. Обязательно заполняйте его в начале каждого года.

В табеле успеваемости буквы обозначают:

• Я имею в виду дни, отработанные сотрудником, количество часов отображается в строке ниже.
• По — выходные и праздничные дни.
• Б — больничные дни сотрудника. Определяется на основе документа «Отпуск по болезни», если в поле «Причина» указано любое значение, кроме опции (05) Отпуск по беременности и родам.
• П — дни отпуска по беременности и родам. Определяется на основании документа об отпуске по болезни, если он указан в поле «Причина» опции (05) Отпуск по беременности и родам.
• ОТ — дни ежегодного отпуска. Определяется на основании выписного документа.
• ОЗ — дни отпуска без сохранения заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Определяется на основании документа «Отпуск без сохранения заработной платы.

В разделе «Неявка по причинам» отображается общее количество дней или часов с разбивкой по временным кодам.

Где найти Табель в 1С 8.3 Бухгалтерия

В 1С Бухгалтерия 8.3 табель — это скорее отчет, чем бизнес-документ. Табель учета рабочего времени заполняется автоматически на основе данных из производственного календаря и документов отпуска по болезни. Также учитываются кадровые документы Прием и увольнение.

Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия доступен в разделе Оплата труда и персонал — Учет персонала — Отчеты по персоналу — Табель учета рабочего времени.

Настройка графика

В программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, тип учета рабочего времени зависит от настройки рабочего времени сотрудника. Сначала выбирается метод составления программы, обращаю ваше внимание на то, что при составлении любой программы указывается количество времени, за которое сотрудник получает вознаграждение — для сотрудников подходит вариант «по дням недели» работая в соответствии с производственным календарем по пятидневному / шестидневному графику как полный или неполный рабочий день, в рабочем графике должно быть указано количество рабочих часов для каждого рабочего дня и «циклы произвольной продолжительности», которые он использует для графиков смен. При таком выборе в поле «Программа» необходимо будет установить цикл, то есть количество рабочих дней и дней отдыха, которые будут чередоваться между ними, что и будет формировать рабочую программу сотрудника. При установке флажка «учитывать праздники при компиляции» программа при компиляции программы автоматически считает эти дни нерабочими днями для сотрудника и не устанавливает в них часы. Флажок «Неполный рабочий день» устанавливается, когда сотрудник работает со ставкой, отличной от 1, то есть неполный рабочий день.

Сразу выбирается вид работы по совместительству и фиксируется график, по которому будет рассчитываться норма. Зачем указывать такую ​​программу? Таким образом, когда вы подаете заявление о приеме на работу, программа автоматически рассчитывает вашу зарплату на основе вашей зарплаты. Например, организация нанимает сотрудника по 0,5 ставки на должность с окладом 12000 руб. Причем при приеме на работу программе необходимо рассчитать фонд оплаты труда ровно половину этой зарплаты: и эту половину она рассчитает сама, если программа, по которой нанимается сотрудник, содержит график, по которому норма. В противном случае зарплату придется корректировать вручную.

Также есть настройка сводного учета рабочего времени. Обычно эта настройка используется при создании сменных графиков работы, когда она установлена, программа автоматически рассчитает надбавку за сверхурочную работу в расчете заработной платы, определяя норму сверхурочной работы согласно производственному календарю, согласно этому графику (с этой опцией сверхурочные могут не происходит вообще, если вы не исправляете время в табеле успеваемости) или по другому графику. В окне «Типы времени» (вы также можете создать свои собственные типы в каталоге «Типы времени») выбирается тип времени, за которое сотрудник будет получать вознаграждение.

Ручное изменение табеля

Не все временные коды автоматически отражаются в расписании. Например, не учитываются прогулы, дополнительные праздники, командировки и т.д., и в таких случаях вам необходимо вручную отредактировать табель.

По умолчанию табель недоступен для редактирования. Для редактирования щелкните правой кнопкой мыши в табеле учета рабочего времени по трем точкам, выберите пункт меню Таблица — Просмотр.

Затем включите редактирование, нажав кнопку «Изменить.

После этого ячейки расписания станут доступны для редактирования — внесите необходимые изменения.

Как настроить табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия

Чтобы создать расписание за 1 с, выполните следующие настройки.

Шаг 1. Шапка отчета

Чтобы создать отчет Рабочий лист (T-13), заполните поля:

• Период — месяц, на который формируется табель;
• Организация — задается из списка, если в базе данных несколько организаций;
• Разделение — выберите из каталога Разделения, если вам нужно отдельное расписание для разделения.

Нажмите кнопку «Настройки.

Шаг 2. Вид Простой, вкладка Отборы

На вкладке «Выборки» в простом представлении задайте имена и должности ответственных лиц, которые должны подписать это расписание. Здесь, если на человека составляется табель, например, дополнительный лист. Вы можете установить:

• проверить Сотрудник;
• фамилия сотрудника — выбирается из справочника «Сотрудники» по ссылке «Набор.

Шаг 3. Структура

Если вам нужен табель для всех сотрудников, снимите флажок Сотрудник и продолжите настройку расписания, установив:

• Просмотр — Расширенный.

Вам не нужно ничего менять на вкладках «Выборки», «Поля» и «Сортировка». По умолчанию расписание создается отдельно для каждого отдела. Если в организации мало сотрудников, но есть подразделения, можно сформировать табель учета рабочего времени (Т-13) для организации в целом.

Для этого на вкладке Структура в полях группировки первого уровня удалите Подразделение из группировки.

Затем нажмите «Завершить редактирование» — «Закрыть» и «Форма». Сгенерированный отчет будет иметь вид: 

Индивидуальный график

Во многих организациях существует такое понятие, как индивидуальная программа для сотрудников. В большинстве случаев он заполняется при изменении количества рабочих / выходных дней сотрудника от месяца к месяцу, чаще всего это происходит при сменном графике. В программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1 такая программа присутствует и может быть составлена ​​либо на основе программы, по которой был принят на работу сотрудник (должна присутствовать основная программа, иначе программа не позволит «Набор»), либо вручную (раздел «Заработная плата» — «Контроль времени» — «Индивидуальная программа»). В этой программе программа служит для пересчета временной ставки, что означает, что при составлении и дальнейшем расчете заработной платы программа будет изменять только часовую ставку, но не будет пересчитывать саму сумму за отработанные часы, поскольку ставка и факт будут быть таким же. Чтобы избежать этой проблемы, все отклонения от основного расписания должны регистрироваться в документах (сверхурочные, сверхурочные, работа в выходные, простои, прогулы и т.д.) или вручную редактировать расписание (доступно, если оно запланировано в «Расчет заработной платы». Флажок «Убедитесь, что фактическое время соответствует плановому «не нужно»).

В программе любое отсутствие можно зарегистрировать с помощью документов из справочника «Все отсутствия сотрудников»: командировка, больничный, отпуск, отпуск за свой счет, оплачиваемый отпуск, простой, выходной, отсутствие по необъяснимой причине. Все записанные ими данные будут отражены в табеле рабочего времени сотрудника.

Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С

Ведение табеля учета рабочего времени в Бухгалтерии 1С 8.3 сводится к ежемесячному формированию ведомости учета рабочего времени (Т-13) непосредственно перед или после расчета заработной платы за месяц.

Перед формированием расписания обратите внимание:

• Производственный календарь на год необходимо адаптировать с учетом режима работы вашего региона и организации;
• кадровые документы должны быть составлены для приема и увольнения сотрудников в конкретный месяц;
• отпуск и больничный за месяц должны быть начислены;
• рабочее время, указанное в платежной ведомости, не влияет на формирование табеля.

Даже если сотрудник не проработал полностью в течение месяца (кроме отпуска и отпуска по болезни), и это записано в документе Заработная плата, расписание будет создано на основе всего рабочего времени.

Чтобы расписание (T-13) соответствовало фактическим событиям для сотрудников в отчетном месяце, сгенерированный отчет необходимо редактировать вручную. Для этого в готовом виде расписания пройдите: Главное меню — Таблица — Вид — Редактировать.

Позже вы можете изменить значение в любой ячейке отчета.

Распечатайте готовый табель учета рабочего времени (T-13), нажав кнопку «Печать.

1С табель учета рабочего времени — настройки

Перед созданием расписания укажите настройки:

• Период — период формирования отчета;
• Организация — выберите ту, для которой вы хотите создать табель учета рабочего времени (если в базе данных несколько организаций);
• Отдел: если вы хотите просмотреть расписание для отдельного отдела, укажите его в этом поле.

Нажмите кнопку «Настройки», чтобы указать дополнительные настройки:

• укажите в соответствующих полях ответственное лицо, менеджера, сотрудника по кадрам и их должности — эта информация будет отображаться в отчете;
• если вы хотите создать расписание не для всех сотрудников, а только для некоторых, выберите их, щелкнув ссылку Набор.

Кнопка «Закрыть» закроет форму настроек. Кнопка «Закрыть и создать» немедленно сгенерирует отчет.

Указанные настройки сохраняются при следующем открытии расписания.