Расходный кассовый ордер: бланк, образец, инструкция по заполнению

Содержание
  1. Кто должен выписывать расходник?
  2. Проверка взаиморасчетов
  3. Проверка взаиморасчетов с сотрудником
  4. Особенности оформления ордера по расходу наличных средств:
  5. Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера
  6. Часть первая
  7. Часть вторая
  8. Расходный кассовый ордер при выдаче заработной платы по ведомости — образец
  9. Правила составления первичных документов
  10. Отражение в отчетности 6-НДФЛ
  11. Выплата зарплаты наличными
  12. Нормативный учет
  13. Формирование ведомости на выплату зарплаты
  14. Документальное оформление
  15. Проводки по документу
  16. Документальное оформление
  17. Уплата НДФЛ в бюджет
  18. Проводки по документу
  19. Прочие первичные документы
  20. Какой унифицированной форме должен соответствовать бланк РКО
  21. Расчетные листки
  22. Лицевые счета работников
  23. Как скачать бланк РКО бесплатно
  24. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  25. Нужно ли распечатать бланк расходного кассового ордера КО-2

Кто должен выписывать расходник?

Оформление заказа (заполнение документа, подписание) обязывает:

  • главный бухгалтер
  • касса
  • бухгалтер
  • руководитель компании (при отсутствии уполномоченных лиц)

В соответствии с приказом Банка России от 29.07.2012 г. 3210-У, если руководитель организации лично ведет кассовые операции, он вправе самостоятельно подписывать расходные материалы в кассе.

Проверка взаиморасчетов

Проверка взаиморасчетов с сотрудником

вы можете проверить взаимные договоренности с сотрудником, используя отчет по бюджету для счета 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате» в разделе «Отчеты — Стандартные отчеты — Бюджет» для этого счета.

Отсутствие окончательного остатка на счете 70 «Соглашения с оплачиваемым персоналом» в день выплаты заработной платы означает, что задолженность по заработной плате у Гордеева Н.В отсутствует.

Особенности оформления ордера по расходу наличных средств:

  • составлен в копии
  • размещены в специальном журнале (форма КО-3)
  • заказы нумеруются, а расходы и поступления нумеруются отдельно
  • нумерация возобновляется с января каждого календарного года

Как правило, за выполнение кассовых операций отвечает кассир.

Этот процесс требует пристального внимания к наличию следующих локаций:

  1. Подпись начальника или рядового бухгалтера на бланке. При отсутствии данных должностей требуется подпись руководителя предприятия. Подпись должна соответствовать образцу (находится на кассе).
  2. Совпадение сумм, указанных в документе цифрами и прописной формой.
  3. Предоставление документов, подтверждающих полномочия лица.

Идентификация получателя через кассу:

  • проверка личности получателя с предъявленным паспортом, другим документом
  • запрос доверенности на получение денежных средств
  • проверка правильности доверенности

Важно! Снятие наличных возможно только лицу, указанному в доверенности компании или расходных материалах.

Для выдачи денег по доверенности компании кассир должен проверить следующие данные:

  • проверка документов получателя
  • сверка ваших документов с данными, указанными в доверенности (фамилия, имя, отчество подлежит проверке)
  • проверка документов лица, получающего деньги по доверенности

К расходному материалу должна быть приложена доверенность. В случае, если документ оформляется для приема не одного, а нескольких платежей, либо требуется для представления в нескольких организациях, делается его копия. Впоследствии кассир заверяет ее в том порядке, в котором она была принята в ИП, в компании.

Заверенная копия документа прилагается к заказу. Оригинал хранится в кассе организации. По окончании последней операции оригинал прикрепляется к расходному материалу наличными.

Когда кассир выдаст деньги, он обязан подписать распоряжение. Электронный документ имеет соответствующую подпись (это регулируется п. 6.2 директивы № 3210-У). Кассир также подписывает расходные материалы.

допускается заливка расходных материалов вручную или печатным способом. В порядок карты не вносятся исправления.

Электронный заказ требует специальной подписи, что регулируется требованиями Федерального закона «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011. В уже размещенный заказ можно вносить изменения, пока он не будет подписан.

Особенности заполнения заказа

Распоряжение о расходном счете содержит следующие данные:

  • наименование поставщика
  • реквизиты доверенности с указанием фамилии, имени, отчества, паспортных данных представителя

Отсутствие всех данных опасно. Наличие доверенности на получение денежных средств без подписи представителя поставщика на дебетовой накладной не является подтверждением получения денег.

запрещается делать следующее:

  • получить кассовый чек или квитанцию ​​о получении заказа от представителя поставщика
  • укажите реквизиты этих документов в строках «вопрос», «основная»
  • прикрепить существующие документы к расходным материалам

Эти действия не заменяют подпись лица, получившего средства, в отчете о расходах. Они не заменяют передачу доверенности кассиру.

Пример управления ликвидностью
Пример заполнения кассы

Информацию о выполненном заказе необходимо внести в кассу. В графе 2 кассир вносит фамилию, имя, отчество представителя, а также данные доверенности, наименование поставщика. Обязательно указать, с каким договором, по каким товарам, по какому счету перечислялись денежные средства.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывается полное наименование компании-эмитента (с указанием ее организационно-правовой формы). Затем в «окошке» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вводится соответствующий (но не обязательный) код. Кроме того, указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией компании, а также дата его составления (она должна совпадать с днем ​​выдачи денежных средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить — это специальная таблица. Первое, что в него вкладывают, это

  • код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если этот код используется на предприятии),
  • номер раздела бухгалтерского учета, по которому учитываются денежные средства,
  • код аналитического учета (даже при необходимости),
  • кредит (т.е номер счета, отражающий выдачу денег),
  • конкретная сумма в рублях (цифрами).

Денежные средства отправлены со счета. Пример часть 1

Часть вторая

Во второй части приказа вводится информация о том, кому выдаются средства (фамилия, имя, отчество полностью), основанием для их выдачи является наименование коммерческой сделки (выдача материальной помощи, предоплата за поездку бизнес и так далее), а сумма тоже прописана прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его название, номер и дата составления). Приложение может быть доверенностью, распиской, приказом, выпиской, соглашением и т.д.

После ввода вышеуказанной информации кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным подписывать такие документы от его имени, а также бухгалтером, который затем принимает выдачу денежных средств. Подписи необходимо расшифровать.

Денежные средства отправлены со счета. Пример, часть 2

Следующие строки заполняются непосредственно получателем денег. Этот человек должен еще раз рукой указать сумму, которую ему дали (копейки цифрами), и поставить прочерк. Затем также указывается дата получения денег и подпись. Без записи этих строк документ будет недействителен, а деньги, проходящие по этому кассовому ордеру, будут считаться выделенными сотрудником, который их выдал.

Кроме того, в документ вносятся паспортные данные или информация из любого другого документа, который служит удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия, и кассир, который выдает его напрямую, также ставит свою подпись на «потребление.

Денежные средства отправлены со счета. Пример, часть 3

Расходный кассовый ордер при выдаче заработной платы по ведомости — образец

Как указано выше, регистрация формы должна происходить в предусмотренном порядке. Почти все пустые поля должны быть заполнены.

Правила составления первичных документов

Далее рассмотрим первичные расчетные документы, которые необходимо использовать в бухгалтерском учете по договорам с сотрудниками. В статье будут представлены унифицированные формы. Они могут обрабатываться в соответствии с потребностями бухгалтерии компании, но при этом остаются обязательные данные, указанные в п. 2 ст. 9 Закона 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование хозяйствующего субъекта, заполнившего документ;
  • содержание факта хозяйственной деятельности;
  • величина натурального или денежного показателя факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, выполнившего операцию и ответственного за ее выполнение.

Первичные платежные документы могут быть составлены как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае они должны быть подписаны электронной цифровой подписью.

Отражение в отчетности 6-НДФЛ

Расчет сумм налога на прибыль физических лиц осуществляется налоговыми агентами в день фактического получения дохода путем начисления с начала налогового периода (п. 3 ст. 226 Налогового кодекса РФ).). Датой фактического получения дохода в виде вознаграждения является последний день месяца, указанного в поле «Заработная плата» в расчетном документе PDF (п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ). Это будет отражено на странице 100 Раздела 2 Формы 6-НДФЛ.

Зарплата за июль 2018 г:

  • Созревшие — 35000 руб.
  • Детский вычет — 1400 руб.
  • НДФЛ — 4368 руб.

В форме 6-НДФЛ выплата заработной платы отражается в:

Раздел 1 «Обобщенные показатели»:

  • строка 070 — 4 368, сумма удерживаемого налога.

Раздел 2 «Сроки и суммы фактически полученного дохода и удерживаемый налог на доходы физических лиц»: PDF

  • страница 100 — 31.07.2018, дата фактического получения дохода;
  • страница 110 — 10.08.2018, дата удержания налога;
  • страница 120 — 13.08.2018, срок фискального перевода;
  • строки 130 — 35 000, сумма фактически полученного дохода;
  • строки 140 — 4 368, сумма удерживаемого налога.

Выплата зарплаты наличными

Нормативный учет

Для выплаты заработной платы вы можете использовать:

  • средства, специально снятые для этой цели с текущего счета;
  • поступления в кассу, займы полученные или возвращенные наличными, неизрасходованные бухгалтерские денежные средства (п.1 Директивы Банка РФ от 09.12.2019 N 5348).

Срок выплаты заработной платы в кассе — не более 5 дней, включая день поступления денежных средств в кассу. Конкретный срок устанавливается локальными актами компании. Формируется порядок оттока денежных средств по выданной заработной плате, невыпущенная заработная плата депонируется (п. 6.5 Директивы Банка РФ от 11 марта 2014 г. N 3210-У).

Работодатель не вправе отказать работнику в выдаче денежной заработной платы, даже если другие работники получают ее на карты. Если к работнику не поступило письменное заявление об оплате на карту, выдача фонда заработной платы возможна только наличными (ст. 136 ТК РФ). Исключение составляют случаи, когда кассовый аппарат на предприятии не используется (решение судебной коллегии по гражданским делам Кировского областного суда от 25.04.2017 по делу N 33-1671 / 2017).

Формирование ведомости на выплату зарплаты

Формирование акта о выплате заработной платы через кассу оформляется с документом Ведомость в кассу в разделе Заработная плата и персонал — Заработная плата — Ведомости в кассу.

обязательно обратите внимание на заполнение полей:

  • Тип выплаты — Заработная плата, так как это зарплата, которая переводится в конце месяца.
  • Месяц — месяц начисления заработной платы, выплачиваемой работнику.

При нажатии на кнопку «Заполнить» формируется табличный раздел с данными, подлежащими оплате по результатам указанного месяца:

  • К оплате: остаток от начисленной суммы, по которой ранее не формировался возврат.

Регистрация документа в реестре не ведет к ведению бухгалтерского и налогового учета.

Документальное оформление

Выплата заработной платы может производиться согласно (п.6 Постановления Банка РФ от 03.11.2014 N 3210-У):

  • Расходы на банковский перевод;
  • Расчетно-платежные ведомости в виде Т-49;
  • Форма расчета заработной платы Т-53.

Бланк платежных ведомостей в форме T-49 можно распечатать с помощью кнопки «Печать — платежные ведомости» (T-49) на выписке из банка в кассовом документе.

Чтобы распечатать платежную ведомость в форме T-53, вы должны выбрать Print — Payroll (T-53).

Выплата заработной платы

Фактическая выдача зарплаты сотруднику на руки оформляется документом. Выдача наличных. Тип операции. Выплата заработной платы сотруднику путем нажатия на кнопку «Выписка со счета» внизу выписки по счету в форме «Касса». PDF

В 1С можно создать кассовый ордер на общую сумму заработной платы, выданную по выписке из банка, в этом случае нужно выбрать Тип операции — Выплату заработной платы по выписке. PDF

обязательно обратите внимание на заполнение полей:

  • с — дата выдачи заработной платы или дата закрытия фонда заработной платы (абзац 4 пункта 6.5 Директивы Банка Российской Федерации от 11 марта 2014 г. N 3210-У).
  • Получатель: сотрудник, которому выплачена заработная плата, выбирается из справочника «Физические лица.
  • Сумма: размер заработной платы, выданной фондом.
  • Справка: справка о выплате заработной платы.
  • Статья расходов — Компенсация с вознаграждением по типу движения PDF выбирается из каталога статей денежного потока.

Если оформляется кассовый ордер без платежной ведомости (Т-49) или платежной ведомости (Т-53), в полях Выдан (ФИО) документ должен содержать ФИО и паспортные данные сотрудника, получившего заработную плату через кассира.

Если Организация составляет положение и платеж (T-49) или платежную ведомость (T-53), эти поля не являются обязательными для заполнения. В этом случае подтверждением выдачи заработной платы кассиром работнику является расчетная ведомость или платежная ведомость (п. 6, 6.1 Директивы Банка РФ от 03.11.2014 N 3210-У).

Проводки по документу

Документ представляет собой проводку:

  • Dt 70 Kt 50.01 — выплата заработной платы.

Документальное оформление

Вне зависимости от того, составляет ли организация платежную ведомость или ведомость по заработной плате, на фактически выданную заработную плату необходимо оформить расходную кассу (КО-2), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N. 88 (п. 6.5 Директивы Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

Форму «Исходящий денежный перевод» (KO-2) PDF можно распечатать, нажав кнопку «Печать — исходящий банковский перевод (KO-2)» в документе «Снятие наличных.

Уплата НДФЛ в бюджет

Подоходный налог с населения уплачивается в бюджет не позднее дня, следующего за днем ​​выплаты заработной платы работнику (п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Уплата налога на прибыль физических лиц на баланс отражается в документе Аннулирование с расчетного счета. Тип операции Уплата налога в банке и наличными — Банк — Выписки со счета — кнопка Отмена.

обязательно обратите внимание на заполнение полей:

  • Тип операции — Уплата налога.
  • Налог — налог на прибыль физических лиц при исполнении обязанностей налогового агента.
  • Вид обязательства — Налог.
  • за июль 2018 г., месяц начисления дохода (заработной платы).

Узнать больше об отражении уплаты НДФЛ в балансе

Проводки по документу

Документ представляет собой проводку:

  • Дт 68.01 Кт 51 — Платеж Ирпеф в майский бюджет.

Прочие первичные документы

Помимо перечисленных основных первичных документов, к ним относятся следующие документы, которые составлены для отражения фактов хозяйственной деятельности, непосредственно связанной с начислением заработной платы:

  • трудовой договор с работником, в котором должны быть прописаны система и размер оплаты труда;
  • приказы о переводе на другую должность или об изменении вознаграждения;
  • вопросы и заказы на все виды праздников, так как время, проведенное в отпуске, влияет на расчет заработной платы;
  • заказы на выплату бонусов и бонусов;
  • справки о недействительности;
  • заявки и заказы на командировки;
  • заявления и положения о приеме на работу и увольнении, а также о выплате разного рода компенсаций при увольнении;
  • другие документы, непосредственно относящиеся к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого сотрудника организации.

Организация вправе самостоятельно разрабатывать первичные документы по расчету заработной платы или использовать унифицированные формы. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде с подписью ЭЦП. Важно, чтобы расчет зарплаты был правильным и максимально прозрачным для сотрудника. Для этого используются подробные расчетные формы с учетом всех характеристик условий труда и платежные ведомости, выдаваемые сотрудникам, в которых отражены все этапы расчета.

Какой унифицированной форме должен соответствовать бланк РКО

В соответствии с положениями инструкции Банка России от 11 марта 2014 г. 3210-У, российские организации обязаны использовать единую форму КО-2 (соответствует номеру 0310002 по ОКУД) в качестве формы управления расчетами. Данная форма утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. 88.

Подробнее о законодательных требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствиям его нарушения» .

ПРИМЕЧАНИЕ! С 19.08.2017 действуют новые правила проведения кассовых операций, с которыми вы можете ознакомиться здесь.

Расчетные листки

Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать работникам платежные ведомости, в которых четко указывается, из чего состоит полученная работником сумма. Заработную плату получают не реже двух раз в месяц, однако расчетную ведомость целесообразнее оформлять один раз, когда вы платите зарплату за месяц, а не при выплате зарплаты за первую половину текущего месяца, поскольку в последнем случае , расчет, указанный в листке-вкладыше, может быть неполным и может неточно отражать происхождение уплаченной суммы.

Расчет заработной платы не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна разработать ее самостоятельно, например, на основе форм Т-12 или Т-51. Или создайте свою форму, которую нужно закрепить в учетной политике. В платежной ведомости должны быть указаны все части заработной платы: оклад, надбавка, надбавка, надбавка, больничный и т.д. Обязательно должны быть указаны все вычеты: НДФЛ, алименты, штрафы и т.д. В результате должна быть получена сумма к выплате, которую работник получает на руки вместе с зарплатой.

Расчетную квитанцию ​​по согласованию с сотрудником можно оформить как в бумажном, так и в электронном виде, отправив ее на электронный ящик сотрудника.

Лицевые счета работников

Для каждого сотрудника организации бухгалтер должен вести личный кабинет по форме Т-54, в котором отражаются личные данные сотрудника: ФИО, ИНН, СНИЛС, семейное положение. Также там есть данные о работе в этой компании: дата поступления, переводы, увольнения, изменение заработной платы, праздники и так далее.

Ежемесячно бухгалтер вносит в личный кабинет данные о количестве отработанного сотрудником времени, о начисленных ему суммах по всем видам выплат, обо всех удержаниях из заработной платы, данные о больничных листах.

Последние столбцы содержат информацию об окончательной сумме выплат за каждый месяц, а также о долге перед работодателем или, наоборот, перед работником.

Как скачать бланк РКО бесплатно

вы можете скачать отчет о расходах в форме КО-2, т.е полностью соответствующий требованиям законодательства по своей структуре, на нашем сайте по ссылке ниже:

ПРИМЕЧАНИЕ! Важно не только загрузить RCO текущего модуля в одном из представленных форматов, но и убедиться, что файл не имеет атрибута «только чтение» (иначе его не удастся отредактировать на ПК.). Для этого нужно найти его на диске, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать «Свойства» и при необходимости снять галочку напротив соответствующего атрибута.

Скачать заказ кейса для покупок — это еще полдела, встанет следующая задача — правильно его заполнить. Рассмотрим ключевые моменты этой процедуры.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Сотрудник получает зарплату в зависимости от отработанного времени. Чтобы учесть это, используйте форму № Т-12 «Табель рабочего времени и расчет заработной платы» или форма №. Т-13 «Табель рабочего времени».

В форму Т-12 заносятся данные о фактически отработанном и не отработанном времени на основании больничного листа, справок, выписок со счетов, приказов.

На титульном листе указывается название организации, дата составления и номер документа, отчетный период и коды для обозначения отработанного и не отработанного времени в бухгалтерской таблице.

Раздел 1 «Учет рабочего времени» состоит из 17 столбцов и предназначен для отражения информации о посещаемости и прогулах за один календарный месяц. Заполняется для каждого сотрудника: его имя, фамилия, личный номер, затем в пределах дат месяца в столбцах 4 и 6 в верхней строке указывается код, указывающий на присутствие на работе или причину неявки в нижняя строка — количество отработанных часов в этот день, сверхурочные часы разделены дробью. Столбцы 5 и 7 предназначены для отображения суммы дней посещения и фактически отработанных часов за каждый семестр. Знак «Х» ставится в столбцы с пропущенными числами месяца».

Согласно правилам, вы можете заполнить ячейки всех дней месяца и только дней, кроме обычного рабочего дня (отпуск, больничный), оставив ячейки обычного рабочего дня пустыми.

Раздел 2 «Расчет заработной платы» состоит из двух страниц. Третья страница расписания предназначена для отражения каждого типа ежемесячной оплаты для каждого сотрудника.

На четвертой странице расписания приводится сводная информация о посещаемости по организации в целом за каждый день месяца. Скачать пример заполнения формы Т-12.

Форма Т-13 — это просто титульный лист и раздел 1 для учета рабочего времени Формы Т-12. Тогда предполагается, что бухгалтер ведет учет заработной платы в других записях.

Нужно ли распечатать бланк расходного кассового ордера КО-2

Кассовый аппарат можно заполнить как на компьютере — с последующей распечаткой, так и вручную — по уже распечатанной форме (пункт 4.7 инструкции № 3210-У). Также могут использоваться автоматизированные решения — в этом случае распечатка кассового расчета необязательна (файлы заказов сохраняются в соответствующей памяти программы и подписываются через ЭЦП). Правда, в последнем случае организации придется закупить электронные подписи для всех людей, которым необходимо подписывать эти документы: начальника, главного бухгалтера, кассира и других сотрудников (включая бухгалтеров).

Полный образец RSC может выглядеть так, вы можете скачать его по ссылке ниже:

Этот пример полного заказа на оформление заказа можно использовать в качестве шаблона для оформления заказа в вашей организации.

На что следует обратить особое внимание при заполнении формы заказа на расходы:

  • в графе «Код ОКПО» необходимо указать данные, соответствующие содержащимся в регистрах государственной статистики;
  • если на предприятии нет структурных подразделений, необходимо поставить прочерк в соответствующем столбце формы;
  • в графе «Номер документа» необходимо ввести номер кассы, чтобы, как правило, расчет начинался с 1 января каждого года;
  • сумма в табличной части формы может быть указана в рублях и копейках через запятую или тире (например, 200,75 или 200-75);
  • данные вносятся в пункт «Код целей» только в том случае, если организация на практике использует систему кодов, с помощью которых определяются расходы и поступление средств;
  • в пункте «Сумма», который находится под таблицей, необходимо указать сумму денежных средств, выданных через расчетно-кассовое обслуживание, в рублях — прописью с заглавной буквы первое слово, в копейках — цифрами;
  • в графе «Причины» необходимо указать содержание коммерческой сделки
  • в графе «Приложение» приводится информация о документе, являющемся основанием для проведения кассовой операции (например, это может быть расчетная ведомость — при выдаче денежной заработной платы) с указанием номера и даты его составления.

Подробнее о заполнении платежной ведомости читайте в статье «Пример заполнения платежной ведомости Т 49» .

Если кассовый аппарат заполняет индивидуального предпринимателя, у которого нет кассиров, в графе «Освобожден» должны быть указаны его данные. Если ИП не нанимает бухгалтера, на кассе должна стоять только его подпись как руководителя организации.

Источники

  • https://KonturSverka.ru/stati/zapolnenie-rko
  • https://BuhExpert8.ru/1s-buhgalteriya/kadry-i-zarabotnaya-plata/raschet-zarplaty-i-strahovyh-vznosov/vyplata-zarplaty-cherez-kassu.html
  • https://assistentus.ru/forma/rashodno-kassovyj-order/
  • https://moyjurist.ru/rabota/zp/kak-oformit-rko-pri-vydache-zarplaty-i-pri-uvolnenii.html
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/481434/
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/rashodnyj_kassovyj_order_blank_i_obrazec/


Оцените статью