- Важные изменения закона
- Порядок планирования операций с наличностью и их ведения
- Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера
- Часть первая
- Унифицированные бланки
- Пакет и правила оформления кассовых документов в бухгалтерии
- Кассовая (КК) и ее виды
- Бумажная
- Электронная
- Как оформить КК
- ПКО
- РКО
- Книга учета денежных средств
- Расчетно-платежная ведомость
- Платежная ведомость
- Актуальные бланки
- Образец РКО
- Пример ПКО
- Фискальные документы
- Отчет о закрытии смены
- Использование ККМ в 2021 году
- Нормативное регулирование вопроса
- Действия кассира после получения денежных средств
- ПКО вместо БСО
- Что делать, если ККМ неисправна
- Проверки ФНС
- Что мы имеем в исходных данных
- Ответственность за допущенные нарушения
- Сроки хранения приходного кассового ордера
- Как заполнить приходный кассовый ордер
- Общая организация при ведении кассовых операций
- Лимит остатка
- Расчетные виды кассовых операций
- Выдача разменной монеты
- Лимиты, цели расхода денег
- Как правильно осуществить оформление приходного кассового ордера (пример)
- Контроль и учет
- Актуальные бланки и образцы
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Важные изменения закона
Последние были проведены 19 августа 2017 года. Это была подготовка Распоряжения ЦБ РФ 3210-У от 11 апреля 2014 года. Посмотрим, к чему они сводятся, что наглядно видно на следующем рисунке стол:
Точка редактирования |
Суть новаторства |
P 5.2 не имеет значения |
ПКО и РКО снова составляются после соответствующих кассовых операций, руководствуясь налоговыми документами в соответствии с п.27 ст.1.1 Федерального закона от 25.07.2012 г. 54 от 22 мая 2003 г. |
P 5.1 |
При оформлении СПК в электронном виде вкладчик денежных средств вправе также запросить квитанцию - на указанный им адрес электронной почты. |
P 6.1 |
Проверка наличия подписей всех менеджеров осуществляется при заполнении формы на бумажном носителе. |
P6.2 |
Получатель денег должен поставить цифровую подпись, если расчет производится онлайн. |
P 6.3 |
Если ответственное лицо действует по заказу, отдельную декларацию составлять не нужно. |
П 6.3 — потеря прочности пп. 3 |
Допускается выдавать аванс даже в том случае, если предыдущий долг еще не оплачен. |
Последняя редакция Директивы 3210-U привела к серьезным изменениям в дисциплине.
Порядок планирования операций с наличностью и их ведения
Любой бизнес должен прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговыми и другими проверками. Для этого достаточно, чтобы он действовал по следующей схеме:
- Назначить кассира — подчиненного, ответственного за прием и выдачу денег; внимание, это может быть только штатный сотрудник (а не тот, кто нанимается по контракту), который знаком с действующими правилами ведения CR.
- Установить лимит: максимально допустимый объем хранения в течение дня, не считая дней выплаты заработной платы, бонусов, льгот; в других случаях излишки должны быть отправлены на текущий счет.
- Запишите любую транзакцию: любое движение валюты должно быть записано на бумаге.
- Отразите ЦО в бухгалтерском учете — все операции необходимы и важны, проводите их в соответствии с инструкциями БУ.
- Регулярно проверяйте соблюдение норм — тотальный контроль станет лучшей профилактикой нарушений и защитой от штрафов.
Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера
Типовой бланк квитанции и кассовый ордер условно можно разделить на две части.
Часть первая
Первый включает наименование организации с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, его представляющее (при необходимости заполняется, можно поставить дефис). Кроме того, здесь необходимо указать код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) — его можно найти в учредительных документах организации.
Кроме того, чуть ниже, перед названием документа в соответствующей ячейке, следует написать его номер по внутреннему документообороту, то есть реестру приходов и расходных материалов (нумерация квитанций должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.
Унифицированные бланки
Согласно постановлению п. 88 Постановления Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г., регулирующего оформление документов по кассовым операциям, это:
- приказы — расходные и входные приказы, сокращенно РКО и ПКО;
- книга;
- платежные ведомости (если они рассчитываются с сотрудниками наличными).
Зная их детали, вы значительно упростите и ускорите подготовку деловых документов. Есть также дополнительные, в том числе:
- журнал данных счетчика;
- само свидетельство;
- помощь в расчетах;
- акты — о возврате и переводе денежных средств, о направлении кассы на ремонт и так далее;
- выписки по вызову специализированных техников.
Орган не может использовать должным образом унифицированные формы, но может разработать свои собственные, соответствующие действующим стандартам, но в любом случае он должен незамедлительно заполнить обязательные документы и представить их по запросу контролирующих органов.
Пакет и правила оформления кассовых документов в бухгалтерии
Все, что утверждено в вышеупомянутом постановлении No. 88 также включен в Общероссийский классификатор ОК 011-93. Ниже мы рассмотрим нюансы, но сначала отметим, что есть некоторые исключения для IP.
Таким образом, индивидуальные предприниматели не обязаны составлять ОПК и РКО — это четко указано в Налоговом кодексе Российской Федерации, — но они могут заполнять их по желанию для своего удобства. И практика показывает, что это стоит делать — для лучшего контроля за движением финансов внутри компании. В этом случае они должны соответствовать стандартам, установленным Центральным банком Российской Федерации и относящимся к организациям других ОБТК.
Теперь давайте подробнее рассмотрим конкретные унифицированные формы.
Кассовая (КК) и ее виды
Если ваши операции с доходами и расходами отражают движение средств, полезно регистрировать и рассчитывать их. Согласно ОКУД, его код 0310004, его разрешено вести в одном из двух вариантов — по своим характеристикам.
Бумажная
Каждая его страница должна быть пронумерована главным бухгалтером предприятия и перед заполнением. Устав, который скрепляет страницы, должен быть подписан самим директором компании и главным бухгалтером, а в случае индивидуального предпринимателя — также печатью компании.
Электронная
Важно, чтобы он не только отражал транзакции и факты их хранения, но и был надежно защищен от доступа третьих лиц и фальсификации данных. Поэтому каждая содержащаяся в нем запись должна быть заверена менеджерами их электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Оформление кассовых и кассовых документов необходимо производить на физическом носителе. Поэтому руководителю компании следует решить, как часто печатать свои листы. Разрешен любой интервал, но обычно используется 4 варианта: раз в день, неделя, месяц и, соответственно, квартал.
Полученные документы хранятся в специально разработанной папке, чтобы полностью собирать ежегодный контроль качества. Необязательно делать это только индивидуальным предпринимателем, но индивидуальный предприниматель все же должен периодически проверять, входят ли его подчиненные в их ЭЦП там, где это необходимо. Эти данные могут быть доступны не только в том случае, если в течение дня не было совершено ни одной транзакции, поэтому просто продублируйте предыдущую сумму баланса.
Как оформить КК
Общий порядок его разработки следующий:
- В нем кассир проводит все операции с денежными средствами, поступившими на баланс компании; Деньги, полученные от контрагентов, отражаются в другом документе, который заполняется самими вкладчиками. Он берет информацию от PKO и RKO и сверяет с ними в конце рабочего дня, чтобы устранить ошибки.
- Актуальность информации менеджер подтверждает обычной или электронной подписью, фиксируя тем самым сумму баланса.
- Главный бухгалтер или руководитель компании следит за совпадением данных и подтверждает этот факт своей ЭЦП.
Обе версии QC должны быть пронумерованы, а не только бумажные. В электронной версии страницы автоматически подсчитываются: они записываются программой в хронологическом порядке.
Главный бухгалтер несет ответственность за ведение бухгалтерского учета. Если вы временно отсутствуете на месте — в связи с отпуском, командировкой, отпуском по болезни или по другой причине — эта ответственность переходит к директору. Если он отсутствует как штатная единица — даже к начальнику.
ПКО
Входящие кассовые операции включают все денежные поступления — этот приказ разрешает их, подтверждая, что ответственное лицо получило деньги, и отражая процессы дебетования, которые происходят в течение рабочего дня. Согласно ОКУД, он имеет номер 0310001. Он должен содержать 4 обязательных элемента:
- регистрационный номер;
- полное наименование организации или ее филиала / отделения;
- дата создания;
- регистрация (клиринговый счет).
Его можно заполнить как в бумажном, так и в электронном варианте, так как это удобнее. Но он должен быть доставлен строго в окончательном виде — любые подтеки, опечатки, ошибки, исправления или исправления недопустимы.
РКО
Все списания наличности с баланса компании относятся к кассовым операциям расходов — этот порядок их решает. Его цель — показать изменения и помочь реализовать их на законных основаниях. Согласно ОКУД, это номер 0310002.
При выдаче наличных у сотрудника необходимо запросить документ, удостоверяющий личность, и проверить квитанцию покупателя, а также:
- человек должен заполнить этот лист от руки;
- сумму следует указать прописью, а если копейками, впишите цифрами;
- если средства предоставляются по доверенности, в кассе необходимо указать полное имя поручителя.
Требования вносит руководитель, но заверяет только главный бухгалтер, а руководитель компании ставит свою подпись. Обязательные элементы этого модуля такие же, как и для PKO.
Книга учета денежных средств
Это ответ на вопрос, какие документы выдаются для кассовых операций между подчиненными и старшим кассиром. Последний руководит им, хотя в небольшой компании его присутствие не требуется. Но согласно ОКУД, у него номер 0310005, и его нужно заполнить по такой простой схеме:
- В начале дня уполномоченное лицо выдает своим младшим сотрудникам определенную сумму финансирования, которую они подтверждают подписями.
- В конце смены возвращаются остатки, что тоже отражается, но уже в реквизитах человека, который их предоставил.
Обычно доставка осуществляется в специальных конвертах, на обороте которых сотрудники указывают точную сумму. Ответственность за мониторинг и проверку информации возлагается на главного бухгалтера, хотя он имеет право передать ее кому-либо другому, но с разрешения вышестоящего руководства. Индивидуальный предприниматель может решить эту проблему сам или доверить это какому-то ответственному специалисту.
Расчетно-платежная ведомость
Помогите упростить оформление документов и оформление заказа, учет кассовых операций. Он отражает следующие показатели каждой штатной единицы:
- отработанные часы;
- начисления, причитающиеся работнику;
- размер произведенных удержаний.
Согласно ОКУД, он имеет номер 0310009. Он предназначен для внутреннего пользования, поэтому заполняется главным бухгалтером в единственном экземпляре. Он должен давать представление не только о заработной плате, но и о надбавках, надбавках, штрафах, социальных пособиях.
Создано следующим образом:
- общая сумма указана на залоге;
- напротив имени и фамилии тех сотрудников, которые не успели получить причитающуюся сумму, проставляется отметка «депонировано»;
- в последнем столбце — сумма уже произведенных платежей для дальнейшего формирования расчетно-кассового обслуживания;
- отдельной строкой — оставшиеся долги.
Платежная ведомость
Помогает соблюдать порядок оформления кассовых документов и перечисления денежных средств персоналу. По ОКУД имеет номер 0301011. Составлен по той же схеме, что и предыдущий. За это отвечает главный бухгалтер, а в случае его временного или постоянного отсутствия — руководитель организации. Он должен быть доставлен без изъянов, ошибок, неточностей и исправлений.
Актуальные бланки
С переходом на KKT онлайн многие, но не все документы были упразднены. Те, что остались, доступны по цене, поскольку они унифицированы и позволяют легко составлять отчеты при оформлении финансирования деловых поездок, закупке сырья и других расходах.
Образец РКО
Это помогает отразить затраты на любые нужды.
Пример ПКО
Позволяет вести учет поступлений, как от банка или контрагентов, так и от сотрудников компании.
Фискальные документы
Они несколько расширяют понятие кассовых операций — это бланки и квитанции, которые создает ЦК по форме, утвержденной Федеральным законом от 25.07.2012 г. 54. К ним относятся:
- Отчеты — о регистрации и изменении ее параметров, об открытии и закрытии смены, о покупке и исправлении товара, о блоке FN, о текущем статусе.
- Подтверждение от ОФД — это уже не управляющие машины, а сам оператор, с собственными техническими средствами.
Рабочий день делится на смены, каждая из которых не может длиться более 24 часов (иначе детали просто не поместятся правильно, что приведет к ошибкам оборудования). Это единственное ограничение, наложенное Федеральным законом от 25.07.2012 г. 54, других не планируется.
Отчет о закрытии смены
Обязательный документ для стандартной процедуры кассового обслуживания физических лиц, так как он является основанием для регистрации PQS, одного или нескольких, и регистрации в QC. Он содержит все данные о квитанциях, по которым производятся операции полного или частичного возврата в случае продажи товаров или услуг, а также авансового платежа.
Использование ККМ в 2021 году
Есть те компании, которые имеют право их не использовать. Обычно это организации, расположенные в сельских или труднодоступных районах, которые продают предметы религиозного культа, предоставляют услуги в области образования, спорта, физического воспитания, творчества, парковки, коммунальных услуг. Полный их перечень приведен в Федеральном законе № 54.
Остальным юрлицам необходимо подключить онлайн-кассу для ведения бизнеса, разбираться в нюансах обработки первичных документов в кассе, а также:
- отвечать на запросы инспекции ФНС в течение 3 дней с момента их поступления в личный кабинет;
- сообщить о неиспользовании POS-принтера и / или выявлении неисправности — одновременно;
- уведомить о выявленных нарушениях и о своем несогласии с обнаруженными несоответствиями — в течение рабочей смены, не позднее.
Все переданные данные должны быть подтверждены с помощью расширенной квалифицированной ЭЦП, убедившись, что INFS получил их и выдал квитанцию о приемке. Также возможно отправить его на физическом носителе — его необходимо отправить в налоговую инспекцию.
Нормативное регулирование вопроса
Итак, мы делим «наличку» и «ККТ» между собой. Теперь разделим законодательные акты, регулирующие эти вопросы. Отметим два:
- Закон № от 22 мая 2003 г. «Об использовании ЦК при осуществлении расчетов наличными…», п. 54-ФЗ — регулирует использование ЦК.
- Распоряжение ЦБ от 11.03.2014 «О порядке проведения кассовых операций…» №. 3210-У — регулирует работу с наличными деньгами.
Изучив документы, делаем вывод, что у всех индивидуальных предпринимателей и организаций есть кассовый аппарат, то есть кассовые операции (исключения могут быть, но очень и очень редко), а это значит, что их должен держать каждый. Только индивидуальные предприниматели, которые учитывают доходы / расходы и физические показатели в соответствии с правилами Налогового кодекса РФ (например, в КУДИР), имеют право не оформлять документы в кассе (кассе, расходных материалах), кассовая книга).
Вывод: Еще раз повторяем, «кэш» — это не то же самое, что «ККТ». Обязанность заполнения кассовой книги никоим образом не связана с обязательным использованием кассы при приеме наличных платежей клиентами. Это вполне реально, что у вас есть кассовый аппарат, как того требует закон, но вы, как ИП, пользуетесь правом не заниматься регистрацией кассовых операций. Или, наоборот, вы, как индивидуальный предприниматель, подпадаете под одно из исключений закона No. 54-ФЗ и не использовать ККТ, например, при выдаче кассового аппарата физическим лицам, а фиксировать кассовые операции при получении, заполнении кассовых аппаратов и кассовой книги в целях контроля.
Действия кассира после получения денежных средств
После этого кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на квитанции и на квитанции.
На квитанции кассир также указывает дату получения денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на чеке ставится так, чтобы край заходил за сам чек
После того, как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию от PKO по линии разреза и доставляет ее лицу, доставившему деньги, и оставляет сам ордер кассира в кассе.
В этом случае поступившие деньги учитываются в кассовой книге (форма N КО-4).
ПКО вместо БСО
Подходит ли PKO к перечисленным вариантам? Рассмотрим первые два пункта: SRF и «другой документ».
Сразу скажу, что в ГСО есть свои требования к обязательным реквизитам (п.2 Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.2008), кроме того, оно должно быть согласовано с индивидуальным предпринимателем. (или ООО) и распечатаны в типографии. Аналогичные требования предусмотрены и для «другого документа» (подробный перечень приведен в пункте 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ в редакции от 03.07.2016.).).
А теперь поговорим дальше. Если прием товаров наличными осуществляется PQS, покупатель получит квитанцию от PQS. Может ли он заменить SRF или «другой документ»? Нет, не может, потому что списки необходимых реквизитов этих документов отличаются от реквизитов формы квитанции.
можно ли изменить форму квитанции для PQS, чтобы, по крайней мере, соответствовать требованиям, предъявляемым к «другому документу»? Это возможно только в теории, на практике есть несколько существенных проблем:
- Утвержден тип СКК, оформляется по форме № 14/2008. КО-1 — кто будет оформлять единую форму? Не многие этого хотят.
- Чтобы квитанция в ОПМ прошла через ССО, ее нужно не только оформить, но и распечатать бланки в типографии — тем более, никто об этом не позаботится.
- Есть более важный момент, даже более теоретический, чем предыдущие. При соблюдении первых двух пунктов (представьте себе это) мы, по сути, получим новый документ. Первоначальная цель PKO — регистрировать кассовые операции в кассе. Будет ли наш новый документ по-прежнему считаться приемлемым для обработки денежных операций, почему он будет отличаться от KO-1? Останется ли пересмотренный PSC законным для своей первоначальной цели? Вопрос очень спорный.
Вывод: теоретических рассуждений по этому поводу может быть много, нам это совсем не нужно. На практике вывод один: квитанция продавца не может заменить SRF или «другой документ», который должен быть выдан покупателю, если индивидуальный предприниматель имеет право не использовать CCP.
Теперь перейдем к последнему варианту, когда индивидуальный предприниматель может ничего не дать покупателю. Фактически, если ИП не обязан ничего отдавать заказчику, а выдает квитанцию на прибывшее лицо, это прямо не противоречит закону n. 54-ФЗ.
Но обратим на это внимание. Оформить квитанцию от ОПК возможно только при поступлении денег непосредственно в «кассу» индивидуального предпринимателя (или организации). Напоминаем, что вы не можете ничего отдавать покупателю только в случае исключений, связанных со спецификой деятельности и занимаемой должности.
Оказывается, «обрешетка» под это исключение практически не попадает. Например, индивидуальный предприниматель никоим образом не может получать деньги в «кассе», если он занимается самыми разными видами торговли, или с танкеров, продающих продукцию на ярмарке. Получается, что выдача квитанции заказчику в данном случае косвенно противоречит п.3 Закона № 54-ФЗ.
Вывод: в этом случае теоретически еще есть возможность выдачи расписки в ОПМ, ничего не нарушая. Но эта возможность настолько мала, а логика настолько запутана, что сложно сделать вывод о законности подобных действий.
Что делать, если ККМ неисправна
В случае массовых отказов разрешается осуществлять продажи без привлечения управляющих машин. Если корректирующая надбавка (КК) создается после восстановления работоспособности, штраф не налагается.
При выходе из строя единственного устройства необходимо будет выдать бумажное подтверждение платежа каждому покупателю, а когда ситуация нормализуется:
- объяснить происшествие в письменной форме INFS;
- приложите свое резюме на все выполненные операции.
Чтобы обезопасить свой бизнес от поломок, допустимо приобрести замену ККТ.
Проверки ФНС
Если раньше учет кассовых операций и денежных документов контролировали банки, то теперь это делают налоговые органы. Организуйте выездную комиссию и откройте для себя:
- если расчеты производились сверх установленного лимита;
- если не нарушена схема хранения свободных средств;
- как была получена прибыль;
- если баланс попадает в указанные пределы;
- если соблюдаются правила выдачи товарных чеков.
Что мы имеем в исходных данных
- ККТ следует использовать организациям и индивидуальным предпринимателям при оплате наличными, банковскими картами, электронными платежными средствами;
- если все ваши продажи проходят через ваш текущий счет (банковский перевод), CCP не применяется, поскольку в этом просто нет необходимости;
- есть исключения из общего правила, когда ККМ еще нельзя использовать:
- оказание услуг населению (до 01.07.2021 не могут пользоваться КПК.);
- специфика деятельности или места;
- взимать вмененный или патентный налог.
- Обо всех исключениях мы уже говорили в предыдущей статье.
- каждое исключение из Закона о ГПК сопровождается определенным условием, выполнение которого является обязательным (что должно быть выдано вместо чека и как этот документ должен быть оформлен).
Вывод: Основным документом, служащим подтверждением оплаты покупателем товаров и услуг, является кассовый чек. Если закон о ЦКА обязывает вас использовать кассовый аппарат — вы обязаны выписать чек, если вы не можете использовать ЦКА, но он у вас есть (вы подпадаете под исключение, но не используете его) — у вас есть выбить чек.
Получается, что наличие кассы обязывает ИП оформить покупателю чек, а не какой-то другой документ. Поговорим сразу о некоторых других ситуациях:
- вы должны применить КПК, он у вас есть, но вы не снимаете чек;
- у вас есть право не использовать ЦКА, но он у вас есть (не используйте это право) и вы не отменяете проверку;
- у вас должен быть КПК, а у вас его соответственно нет и чек вытащить нельзя.
Все эти дела квалифицируются как нарушение закона. Отказ от использования CCP и неспособность проникнуть в чек считаются нарушениями и гарантируют вам ответственность, даже если вы по-прежнему выдаете покупателю документ (форму, квитанцию о PKO и т.д.).
Здесь все достаточно ясно. Теперь вернемся к исключениям. Каждое исключение из Закона о ЦКА сопровождается определенными требованиями. Эти требования заключаются в следующем:
- в ситуации с предоставлением услуг населению (то есть физическим лицам) ЦКА не может быть использован, но только при условии, что каждый клиент получит заполненный SRF от предпринимателя;
- при использовании ЕНВД или патента можно обойтись без кассового аппарата, но выписать товарный чек или другой документ по запросу клиента. В этих документах должны быть указаны все требуемые по закону реквизиты;
- с учетом специфики деятельности или места разрешено ничего не распространять.
Итог: Что можно дать покупателю в обмен на кассовый чек, если нет необходимости использовать ЦКА? Вариантов всего три:
- КОСТЬ;
- квитанция или иной документ, но с обязательным указанием;
- ничего не отдавать.
Ответственность за допущенные нарушения
Согласно Кодексу об административных правонарушениях Российской Федерации, он заключается в наложении административного штрафа в размере:
- 4000-5000 рублей — для уполномоченных сотрудников;
- 40 000-50 000 — для юридических лиц.
Сроки хранения приходного кассового ордера
Срок хранения PQS на депозите, как и любой другой первичной бухгалтерской и платежной документации, определяется приказом Министерства культуры Российской Федерации и составляет 5 лет после окончания отчетного года. Кроме того, организация должна взять на себя ответственность за надлежащее ведение документации в течение этого периода.
Важно! Когда организация ликвидируется, срок годности остается прежним. Даже если юридического лица больше не существует, документы не могут быть уничтожены. Для этого ликвидационная комиссия передает документы в государственный архив, где они будут храниться до определенного срока.
Вот как должен выглядеть пример POC
Квитанция об оплате наличными — важный документ при получении денег от бизнеса. Его заполнение должно происходить без ошибок и разводов. Сегодня Интернет предлагает множество возможностей, которые позволяют оформить PQO онлайн через специальные сервисы.
Как заполнить приходный кассовый ордер
Текущая форма полученного кассового ордера является обязательной и должна использоваться только для кассовых операций.
Ответственность за несоблюдение первичной формы раскрыта в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .
Однако формат заполнения приходного кассового ордера согласно Постановлению Госкомстата № 88 можно определить самостоятельно: используются как заполненная вручную форма, так и другие варианты. В настоящее время все бухгалтерские программы снабжены возможностью составления таких документов; аналогичная услуга доступна и на специализированных сайтах.
Распоряжение ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. 3210-У предусматривает возможность выдачи PKO:
- На бумаге — полностью от руки, либо бухгалтер вводит информацию в форму КО-1 на компьютере, затем распечатывает документ и подписывает его с уполномоченными лицами организации.
- В электронном виде — с использованием технических средств с учетом защиты PQS от несанкционированного доступа. В этом случае электронный приемник подписывается электронной подписью (п. 4.7 инструкции № 3210-У).
Общая организация при ведении кассовых операций
Правильная дисциплина обязательна. А ЦБ РФ устанавливает схему, по которой это должно быть реализовано, с помощью инструкции No. 3210-У. В соответствии с ними необходимо постоянно обращать внимание на ряд ключевых моментов — мы их учтем.
Лимит остатка
Перед совершением сделок желательно определить, какая максимальная сумма может оставаться на складе на момент закрытия смены. Его можно установить самостоятельно, выбрав размер планируемых денежных потоков и подтвердив заказ. Для дочерних компаний и независимых подразделений эти лимиты определяются отдельно, после чего рассчитывается общая сумма.
Запрещается собирать деньги сверх этой суммы, кроме как при работе в праздничные (выходные) дни или в дни, когда выплачиваются зарплаты, премии, льготы.
Расчетные виды кассовых операций
Их выполняет уполномоченный сотрудник, назначенный приказом и знающий должностные инструкции (он должен подтвердить это своей подписью). При большом объеме задач таких сотрудников может быть много, при небольшом разрешается решать такие задачи руководителю предприятия и разрешается отдавать бухгалтерию на аутсорсинг.
Все операции должны быть зарегистрированы с помощью наличных расчетов и PSC, в QC, выписках со счетов и других обязательных документах, утвержденных Госкомстатом и отправленных для проверки как в физическом, так и в электронном формате.
Выдача разменной монеты
В начале и конце смены не должно быть остатков. Поэтому в начале рабочего дня старший из ответственных сотрудников оформляет расчетно-кассовую службу на соответствующую сумму и проводит ее через КК, а в конце — через ККП с возвратом всех неиспользованных средств, до тех пор, пока Пенни.
Лимиты, цели расхода денег
Вы уже знаете, что относится к кассовым операциям, но теперь имейте в виду, что выручка, полученная в результате них, может быть использована только для решения следующих задач:
- выдача заработной платы и льгот;
- страховые взносы и компенсации;
- оплата товаров (кроме ценных бумаг) и услуг;
- возмещение за неполученные товары или услуги (исключительная работа);
- перевод денежных средств подчиненным — под роспись;
- управление финансами банковскому агенту.
Кроме того, индивидуальный предприниматель имеет право тратить средства на личные нужды.
Для таких расчетов есть лимит — 100 тысяч рублей с контрактом.
Как правильно осуществить оформление приходного кассового ордера (пример)
Во-первых, нужно обратить внимание на то, что приходный кассовый ордер имеет двухкомпонентную форму, так как содержит сам PKO и квитанцию. Они оформляются в общем экземпляре СПК за подписью главного бухгалтера (бухгалтер, кассир, менеджер) и хранятся в бухгалтерии. Квитанция подписывается аналогичным образом, затем записывается в кассу и передается лицу, от которого поступили наличные.
Электронные ОПК подписываются электронными подписями, и бухгалтер может отправить квитанцию депоненту по электронной почте (п. 5.1 Инструкции № 3210-У).
Кассир проверяет наличие подписей уполномоченных лиц на PKO, подписи проверяются на выборочной основе только в том случае, если документ написан на бумаге.
Узнайте, как создать образец карточки подписи для кассира в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и перейдите к готовому решению бесплатно.
Правила оформления приходного кассового ордера следующие:
- В поле «Организация» введите название компании или индивидуального предпринимателя.
- «Номер документа» и «Дата составления» — номер и дата соответственно согласно регистру.
- «Долг — кредит» — операции в соответствии с хозяйственной операцией.
- «Принято»: мы указываем имя или имя лица, от которого были получены деньги (бухгалтер, клиент, банк, учредитель и т.д.).
- «Фонд» — это название бизнес-операции, на основании которой были получены деньги.
- «Сумма»: полученная сумма указывается прописью.
- «Включено» — сумма НДС (при наличии).
- «Приложение»: указываем документы, на основании которых были получены деньги: авансовый отчет, договор и т.д.
Квитанция в ОПК оформляется по аналогии с приходным кассовым ордером.
Подробнее о квитанции в ОПК читайте в статье «Квитанция на приходный кассовый ордер — бланк, образец» .
С 19 августа 2017 г произошли существенные изменения в порядке проведения кассовых операций (Распоряжение ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Что касается PKO, то главное новшество заключается в следующем: кассир может произвести итоговый KO-1 в конце дня на полную сумму у кассира, что подтверждается налоговыми документами (кассовые чеки и SRF online-KKT).
Контроль и учет
Составление и просмотр карт всех форм осуществляется:
- авторизованная личность;
- главный бухгалтер;
- руководитель компании.
Первый, как непосредственный исполнитель приказов своего начальства, должен знать подписи и ЭЦП всех высших должностных лиц. Он также несет финансовую ответственность за вверенные ему деньги, на которые он заключает договор во время своего назначения в офис. По окончании смены он обязан зафиксировать баланс, сверить его с фактической суммой и ввести свои данные.
Главный бухгалтер должен точно знать, как составлять кассовые операции, потому что ему необходимо будет ежедневно контролировать QC на предмет несоответствий с PKO и расчетами наличными, а также подтверждать авансы и регистрировать, вести субсчета, готовиться к аудиту и многое другое. Если такого специалиста нет, а у менеджера нет времени или навыков, стоит рассмотреть вариант аутсорсинга.
Актуальные бланки и образцы
Поскольку не все документы, используемые для оформления кассовых операций, были отменены в связи с введением онлайн-кассовых аппаратов, мы перечислим, какие кассовые документы были аннулированы в 2020 году, а какие остаются действительными. Так, например, при наличных расчетах внутри учреждения вам придется создавать специальные формы.
Основная цель расчетов наличными в учреждении — это выдача ответственных денег. Например, деньги выдаются из кассы на закупку материалов, командировочные расходы сотрудников и другие выплаты. Оформление таких операций в кассе заведения осуществляется особым образом.
Все торговые операции, то есть снятие наличных в кассе, оформляются кассовым поручением.
Так, например, следует организовать выдачу денег сотруднику учреждения.
Операции по приему наличных на кассе оформляются с приходного кассового ордера. Кроме того, квитанции могут поступать не только от сотрудников, но и с расчетного счета банка в кассе организации. Например, учреждение выдает заработную плату и пособия наличными.
Все операции по расходам и доходам фиксируются в специальном документе — кассовой книге с учетом хронологического порядка записи и ведения бухгалтерских данных.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Прежде чем приходящий кассовый ордер поступит в кассу, он должен быть зарегистрирован в регистре приходных и исходящих кассовых документов (форма № КО-3).
Кассовый аппарат КО-3 предназначен для разноски кассовых документов при кассовых операциях и используется для разноски кассовых ордеров в бухгалтерию и обратно.
Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладыша, по образцу которых оформляются, составляются и печатаются все страницы журнала.
Прилагаемый лист разделен на две части: одна предназначена для учета поступающих кассовых документов (графы 1-4), другая — для расходных документов (графы 5-8).
- https://www.cleverence.ru/articles/elektronnaya-kommertsiya/kassovye-operatsii-kak-oformit-prikhodnye-i-raskhodnye-dokumenty-poryadok-obsluzhivaniya/
- https://assistentus.ru/forma/prihodno-kassovyj-order/
- https://kakzarabativat.ru/buxgalteriya-i-nalogi/prixodnyj-kassovyj-order-blank-pko-mozhno-li-vydavat-vmesto-cheka-ili-bso/
- https://www.audit-it.ru/terms/accounting/prikhodnyy_kassovyy_order.html
- https://ontask.ru/development-finances/chto-takoe-prixodnyj-kassovyj-order-obrazec-zapolneniya.html
- https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/kak_zapolnyaetsya_prihodnyj_kassovyj_order_pko/
- https://www.klerk.ru/buh/articles/495477/