Форма 0504505

Кто заполняет авансовый отчет в 2021 году

В авансовом отчете отчитывающееся лицо отражает, как и на какие цели был потрачен полученный аванс. Обязанность отчетности по форме 0504505 возникает у работника, получившего от работодателя деньги на покрытие следующих расходов:

• командировочные с учетом суточных;
• представитель;
• закупка товаров, работ или услуг;
• ликвидации с контрагентами;
• и другие целевые расходы за счет выданных авансов.

Авансовый отчет двусторонний, то есть печатается на одном листе с двух сторон. Бухгалтер и бухгалтер могут заполнить форму вместе, но бухгалтеры часто предпочитают сами формировать документы — это разрешено.

Когда нужно сдавать авансовый отчет

В течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки. Если сотрудник уходит в отпуск или больничный сразу после командировки, подайте отчет в течение 3 рабочих дней после выхода из отпуска или больничного листа.

Главные правила

Подведем итог сказанному:

1. За отчет выдается любая сумма.

2. По состоянию на 19 августа 2017 года достаточно приказа руководителя компании для принятия сотрудником ответственности. Писать декларацию не обязательно.

3. Раньше до подачи отчета по предыдущей сумме сотрудник не мог получить ответственность, теперь ответ на вопрос: можно ли оформить деньги по ответственности, если сотрудник не отчитался по предыдущей, да, можно.

4. Бухгалтерские суммы можно переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 г обновлены локальные акты о договорах с ответственными лицами.

Сроки сдачи авансового отчета

Сроки доставки зависят от назначения предоплаты:

1. Сотрудник представляет отчет о командировочных расходах в бухгалтерию в течение трех дней после возвращения. Если он вернулся в выходной или праздничный день, то с момента выхода на работу отсчитываются три дня (Постановление Правительства России от 13.10.2008 № 749).
2. Авансовый отчет о хозяйственных расходах представляется не позднее трех дней после истечения срока, на который выдан аванс (п. 6.3. Распоряжения ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Как бухгалтеру проверить отчет

Авансовый отчет своевременно подается в бухгалтерию. Руководитель предприятия вправе утвердить иной срок сдачи отчета, закрепив этот стандарт в своих локальных правовых актах и ​​учетной политике.

После того, как сотрудник сдал в бухгалтерию отчеты о предоплате, необходимо это проверить. Бухгалтер проверяет не только правильность составления документации, но также правильность введенных сумм и их соответствие предъявленным чекам и другим регистрам подтверждения.

После проверки бухгалтер заполняет лицевую часть отчета и выдает ответственному сотруднику отрывную квитанцию, подтверждающую сдачу авансовых отчетов.

Как получить деньги

До внесения изменений сотрудник отправлял в бухгалтерию или отдел кадров заявление о получении денег, в котором указывалась запрашиваемая сумма и объяснение, что будет потрачено. Но в 2017 году, с 19 августа, подотчетность перед сотрудниками стала проще. Изменения предусмотрены распоряжением ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. 4416-У. С 19.08.2007 подавать заявление не нужно.

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа от компании от имени администратора. Форма этого документа произвольная. Но он должен содержать следующие данные:

• ИМЯ И ФАМИЛИЯ лица;
• регистрационный номер документа;
• денежная сумма;
• период, на который выдаются денежные средства; назначение (по желанию);
• подпись и дата директора.

Допускается заключение договоров с ответственными лицами по новому образцу ведомостей:

Какую сумму выдавать подотчет

В России рублевые соглашения, которые заключаются в рамках соглашения, не должны превышать 100 000 рублей. Об этом говорится в пунктах 5 и 6 инструкции ЦБ РФ от 07.10.2013 г. 3073-У.

Считается, что этот предел нельзя превышать. Но есть и нюансы. Данный лимит расходов устанавливается только для договоров с другими организациями и индивидуальными предпринимателями (см. П. 6 инструкции ЦБ РФ № 3073-У). И это не касается договоров с физическими лицами, которые являются сотрудниками фирмы. Сюда входят заработная плата, социальные выплаты, личные потребности руководителя организации, а также выдача средств и обязательств. При этом выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Форма авансового отчета в 2021 году

Авансовый отчет по единой форме 0504505 реализован в 2015 году приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. 52н (далее — Заказ № 52н). Эта форма первичного документа обязательна для всех государственных и муниципальных учреждений.

Учреждение может включить в форму 0504505 дополнительные данные и реквизиты, если они способствуют более полному отражению информации и соответствуют требованиям нормативных документов (Приложение 5 к Приказу № 52).

Профилактический акт должен быть оформлен в виде электронного документа и заверен квалифицированной электронной подписью. Если невозможно создать и сохранить электронные документы или требуется бумажный бланк, составьте отчет на бумажном носителе.

Как заполнить форму 0504505

Перед заполнением отчета ознакомьтесь с правилами, соблюдение которых проверяет налоговая инспекция при проверке отчета:

1. Отчет должен составлять сотрудник компании с подчиненным или гражданским трудовым договором. Вы не можете давать деньги другим людям из-за отношений.
2. Управляющий должен утвердить отчет о расходах. Расходы признаются на дату утверждения отчета. Если руководитель или уполномоченный им сотрудник не утвердил документ, принятые расходы могут быть оспорены.
3. К авансовому отчету работник прилагает документы, подтверждающие расходы: проездные документы, чеки, квитанции и так далее. Они нумеруются в соответствии с порядком их ввода в отчет.
4. В документах обязательно должно быть указано наименование товара. Если в чеке указана только сумма, сотрудник должен запросить товарный чек. В противном случае определить цель расходов и обосновать их не получится.
5. В документах должны быть указаны даты расходов, иначе срок их совершения не может быть подтвержден. Следовательно, учесть эти расходы для целей налога на прибыль будет невозможно.

Общие правила

Единого официального вида, регулируемого законом, не существует. Бухгалтер имеет право составить авансовый отчет по единой форме №1. АО-1 или разработать личную форму, утвердив ее заказом.

Документация хранится как в бумажном, так и в электронном формате. Если заполнение учреждения осуществляется в электронном виде, АО подписывается электронной подписью каждым из участников процесса отчетности.

Существует ряд общепринятых правил составления (Постановление Госкомстата №55 от 01.08.2001 г):

1. Отчет формируется в трехдневный срок после истечения срока, на который были выданы бухгалтерские средства (должен определяться приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировки или увольнения сотрудника после отпуска по болезни, при условии, что заранее установленный день возврата подотчета приходится на момент нетрудоспособности.
2. В случае нарушения срока возврата денег авансом работодатель применяет к работнику штрафные санкции, в том числе материальные.
3. Бухгалтер оказывает полную помощь ответственному лицу в составлении.
4. Документ, составленный и оформленный по всем правилам, подписывается руководителем организации.
5. К отчету прилагается первичная документация, подтверждающая понесенные расходы (чеки, билеты, банковские выписки, счета-фактуры).

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Поскольку изменения были внесены в порядок выдачи денег, изменения сумм, заявленных в 2020 году, коснулись и документации. Компаниям следует обновить отчет о занятости, указав бухгалтерские суммы.

Сотрудники имеют право на получение денежных средств в кассу предприятия. Компания также имеет право выпускать деньги на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту сотрудника (см. Инструкцию № 3073-У, письмо Минфина России от 25 июля 2014 г. № 03-11-11 / 42288). Для этого порядок расчетов с ответственными сотрудниками должен быть зафиксирован в учетной политике компании.

Деньги выдаются через кассу в соответствии со следующими требованиями:

1. При составлении кассовых документов бухгалтер должен руководствоваться положениями инструкции №1. 3210-У.

2. Деньги передаются ответственному лицу на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному запросу. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 г. 29-1-1-ОЕ / 2064, приказ подписывается директором, указывается дата и регистрационный номер.

3. Срок, на который выдаются бухгалтерские средства, устанавливается распорядительным документом на их выдачу. Срок заключения (абзац 2 пункта 6.3 инструкции № 3210-У) — 3 дня. В этот период бухгалтер обязан отчитаться или вернуть деньги организации.

4. Выдача денег на счет из кассы оформляется расходной накладной. Возврат остатков отчетных сумм — кредитные поручения. Деньги также имеют право на их выдачу за счет перечисления их на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11 / 42288). Разрешается вернуть деньги бухгалтеру, перечислив денежные средства на расчетный счет компании. Возможность проведения безналичных расчетов предусмотрена учетной политикой.

5. Нет ограничений на суммы, которые публикуются в суб-отчете. Компания вправе выдать ответственному лицу деньги в любом размере. Лимит расчетов (100 000 рублей в одном договоре) следует учитывать только при заключении договоров между предприятиями. В связи с этим никаких изменений для виновных не произошло.

6. Выдача ответственных денег лицу, имеющему задолженность по ответственным суммам с 19.08.2017, не является нарушением закона.

7. Организации и индивидуальные предприниматели вправе выдавать деньги не только от сотрудников, работающих на основании постоянного трудового договора, но и от тех, кто состоит в гражданско-правовых отношениях с компанией (письмо ЦБ РФ от 02.10. 2014 г. № 29-1-1-6 / 7859).

8. Выдача из кассы при предъявлении осуществляется отправкой Dt 71 Kt 50. При зачислении средств на карту — отправкой Dt 71 Kt 51.

Пошаговая инструкция

В организации контактное лицо и бухгалтер участвуют в составлении авансового отчета.

Сотрудник, получивший аванс, заполняет лицевую часть. Требуется информация:

• краткое и полное наименование организации, ее код по классификации ОКПО;
• реквизиты документа: номер и дата;
• затем необходимо оставить место для утверждения отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и прописью указывает объем отчетности;
• фамилия, имя и отчество докладчика, его должность, регистрационный номер и структурное подразделение;
• выделение суммы, выданной с субсчета.

После ввода исходной информации ответственный сотрудник должен заполнить табличную часть отчета.

Если вы руководствуетесь формой АО-1, сотрудник должен внести информацию в левую и правую таблицы.

В таблице слева представлены данные по авансам:

• итого;
• денежной единицей аванса является рубль или иностранная валюта;
• баланс или перерасход (если есть).

В таблице справа представлена ​​учетная информация: счета и субсчета, по которым производится аванс, с указанием точной суммы затрат. Эта часть заполняется бухгалтером.

Далее необходимо записать подтверждающую документацию — количество чеков и квитанций, подтверждающих расходы.

В передней части документа есть место для постановления главного бухгалтера. Своевременно сверив информацию в таблице и предоставленные документы, главный бухгалтер прописывает объем отчетности цифрами и прописью.

Если есть чрезмерные траты на аванс или, наоборот, на остаток средств, отразите это в отчете. Также указывается касса in (out), на основании которой проводились операции с остатками.

После табличной части подписываются бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

Затем заполните заднюю сторону.

Во-первых, в таблице указаны детали и названия всех вопросов — сопроводительная документация (чеки, счета-фактуры, билеты, квитанции). Запишите не только их количество и дату, но и точную сумму бухгалтерии и счетов, субсчетов, по которым будут проводиться операции. Табличная часть реверса заверяется подписью лица, получившего аванс.

По окончании составляется бухгалтерская квитанция, которую вырезают и передают сотруднику. Часть прерывания подтверждает факт явки сотрудника на предоплату и предоставление всех необходимых документов. Бухгалтер вносит под своей подписью данные: ФИО ответственного сотрудника, реквизиты АО-1, размер предоплаты письмом, количество подтверждающих документов и дату, когда сотрудник явился. Бухгалтер подписывает документ только в том случае, если отчеты поданы вовремя.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Как указано в пункте 6.3 инструкции ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. 3210-У запрещалось выдавать деньги до 19 августа 2017 года, если работник ранее не предоставил отчет о поступлении сумм. Здесь ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь разрешено выпускать деньги, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным средствам.

Но это не означает, что сотрудникам больше не нужно заранее составлять отчеты о потраченных суммах. О потраченных деньгах работник должен сдать в бухгалтерию отчетные документы.

Кто является подотчетным лицом

Бухгалтерские средства выдаются начальником работнику предприятия для осуществления общепроизводственных или общехозяйственных расходов. О выплаченных суммах сотрудник своевременно сообщает посредством предварительной отчетности. Сотрудник, получивший средства на нужды предприятия, является ответственным лицом.

ВАЖНО Авансы предоставляются не только работникам предприятия, но и внештатным сотрудникам, заключившим с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 Постановления ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2011). / 2014).

Ответственные средства перечисляются ответственным сотрудникам не только наличными, но и на банковскую карту по безналичному расчету (письмо Минфина РФ № 03-11-11 / 42288 от 25.08.2014).

В особом порядке работодатель определяет круг ответственных сотрудников. Сотрудники соглашаются на прием. Распоряжением утверждается список подотчетных работников, получающих подотчетные денежные средства.

Все ответственные лица обязаны сообщать о понесенных расходах, прилагая подтверждающую документацию и своевременно представлять отчеты в бухгалтерию.

Порядок составления

Вам необходимо отразить информацию:

• об учреждении, номере и дате составляемого документа;
• на сотрудника, получившего аванс;
• объем выданных средств и их назначение;
• фактические расходы (прилагаются все подтверждающие первичные документы).

Лицевая сторона содержит данные о движении и списании предоплаты и аналитические счета, отражающие учет денежных средств в организации. Вся полная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдавшего деньги и принявшего возврат бухгалтерских сумм главного бухгалтера и сотрудника, получившего аванс. Бухгалтер заполняет отрывную квитанцию, подтверждающую проверку первичных документов. Это подтверждается примером заполнения авансового отчета. После регистрации и отделения квитанция остается у ответственного лица. На оборотной стороне сотрудник вводит подробную разбивку расходов, а ответственный бухгалтер указывает сумму, которая должна быть проведена, и счет, через который будут проводиться расходы.

Предварительная отчетность формируется в единственном экземпляре. Это номенклатура внутреннего документооборота учреждения, штамп ставить не нужно.

ВАЖНО Исключенные исправления! Если будут допущены ошибки, а ошибок еще больше, вам придется составить новую форму.

Что учесть в 2020 году

При приеме отчета учитывать изменения в конструкции кассового аппарата и квитанции СРФ. С 01.07.2019 г информация о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН включается в кассовый чек или выданный на его место СРФ.

При заполнении документов для новых шаблонов вложенных отчетов от 19 августа 2017 г помните:

1. Если бухгалтеру была оформлена доверенность на закупку товаров и услуг в интересах организации и предъявлена ​​продавцу, продавец обязан включить эти данные в выданную кассовую квитанцию.

2. Если продавец не может достоверно определить, что физическое лицо действует в интересах конкретной организации, он не обязан выполнять это требование для выписки чека. В этом случае покупателем для продавца является само физическое лицо. А кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Нужно ли заполнять авансовый отчет при отмене командировки

Если компания или сотрудник уже потратили деньги на организацию командировки, необходимо подготовить авансовый отчет и указать понесенные расходы. Подробная процедура описана в статье. Отчет необходимо подать в течение 3 дней с момента выдачи приказа об отмене командировки.

Ответственность

Важно, чтобы организации и индивидуальные предприниматели соблюдали порядок проведения кассовых операций. За нарушение данного порядка грозит штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• на одну организацию — от 40 000 руб до 50 000 руб.;
• для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 4000 руб до 5000 руб

Какие документы прикладывают к авансовому отчету

Если билеты на поезд, автобус или «Аэроэкспресс» приобретаются онлайн, необходимо распечатать электронный билет и электронную квитанцию. Когда вы делаете покупки на Туту, ваш платеж подтверждается двумя документами: электронной квитанцией и актом об оплате услуги (UPD).

Для подтверждения поездки по каршерингу необходимо распечатать договор аренды автомобиля, скриншот поездки в приложении, электронный чек, а также прикрепить напоминание об использовании каршеринга. Более подробно мы написали в этой статье.

В случае с самолетом распечатка электронного билета не подходит: необходимо обязательно получить посадочный талон на стойке регистрации, а затем прикрепить «оборотную сторону» карты к отчету.

Для подтверждения проживания они распечатывают бронирование отеля, прикрепляют счет из отеля и кассовый чек, а если у владельца нет кассового аппарата, счет-фактура представляет собой квитанцию, заполненную от руки и заверенную печатью. Если путешественник снял частную квартиру, ему необходимо получить договор, подписанный владельцем, и акт оказания услуг, в котором указаны условия проживания и размер оплаты.

Что будет, если работник не успел сдать отчет вовремя

Если путешественник нарушил срок подачи жалобы или не вернул остаток аванса, работодатель вправе рассматривать выданные средства как задолженность (ст.137 ТК РФ) и удерживать их с его зарплата в конце месяца, следующего за месяцем, в котором работник должен был подать жалобу.